Eftergrûn dokuminten binne in essinsjeel ûnderdiel fan 'e moderne kantoar. Dat se faak folle korrespondinsje ynstellings en ûndernimmingen alle foarm fan eigendom.
Wearde en benammen
Eftergrûn dokuminten primêr spylje in stypjende mediating rol yn relaasje ta oare weardepapieren fan it personiel belied. Se binne net ferbinend en net befetsje ynstruksjes, mar allinnich jouwe ynformaasje oer de feitlike stân fan saken by it bedriuw, neffens gegevens dy't de basis foar de beslútfoarming en bestjoerlike oarders. Eftergrûn dokuminten hawwe de ûnderskiedende eigenskip dêrfan is har fokus op de kontrôle systeem fan ûnderen op, dat wol sizze, by ien fan de gewoane feardigens yn 'e kop fan' e ôfdieling, fen 'e holle oant' e plakferfangend direkteur of streekrjocht nei de direkteur Generaal. Mar der binne útsûnderingen, bygelyks, korrespondinsje (offisjele brief, telegram, e-post, ensfh) wurdt brûkt foar de ûntwikkeling fan kommunikaasje tusken meiwurkers mei gelikense baan ferantwurdlikheden.
Klassifikaasje by type
Eftergrûn papers ha in soad rassen, se binne ûnder oare: Help en nota, rapporten, útspraken en resinsjes, ferklearjende oantekeningen en brieven, telegrammen en tillefoan berjochten. Harren doel kin sawol yntern as ekstern. dus:
• Help dokumintaasje omfiemet papers dy't hawwe yndividuele karakter, dy't wurde útjûn troch de ad hoc query en soarch mar ien wurknimmer;
• melding en ferwizing yntervallen bepaald troch de bysûndere ûntfanger en de oanwêzichheid fan in tal typyske foarmen, periodicity kin fearnsjier, jierlikse, wykliks;
• analytical outputted as foar ien (ien kear) en periodike (reguliere) freget in konsolidearre karakter tsjinnet foar generalizing sammelje ynformaasje.
ienwurding fan dokuminten
De gearstalling, struktuer en de proseduere foar ferwurking workflow ynformaasje wurdt fêststeld yndividueel foar eltse plant yn it reglemint personiel belied. Mar it is ferplichte om te bringen alle dokuminten nei in bepaalde uniformiteit yn gearstalling en foarm. Ienwurding fan dokuminten - is om fêst in optimale uniformiteit fan it formaat, set en fixing details. Standerdisearre saaklike dokuminten wurde makke neffens deselde noarmen en foarskriften, mei dêryn alle nedige ynformaasje te meitsjen besluten. Eftergrûn dokuminten binne gjin útsûndering en binne ek ûnder foarbehâld fan standerdisearring. It fieren ienwurding is nedich om te ferienfâldigjen en ferbetterjen fan de kwaliteit fan de stikken, de rasjonalisaasje fan it sykjen proses, de tarieding en útfiering, typen fan formulieren, it tebekkringen fan de kompleksiteit fan de ferwurking en produksje fan de avansearre metoaden, en ek te ferminderjen de brûkte list. Begelieding op de organisaasje en de kontrôle fan de ienwurding reservearre foar it âlder organisaasje foar de koördinaasje en it oanstjoeren fan de DRC en OKTEI.