Papierwurk - wat is it? Office behear en dokumint behear

It sukses fan de wurking fan in soad organisaasjes ôfhingje op in goed oanlein wurk. Eltse wurknimmer, lit allinne de holle noch mear, te begripen papierwurk. Wat is it, wat binne syn eigenskippen, wichtichste soarten, en dat wurdt rekken holden by it organisearjen fan de workflow?

basic konsepten

Eltse bedriuw, likefolle wat syn status en it tal meiwurkers yn de normale rin fan bedriuw produsearret en fersoarget in grut tal dokuminten. Allegearre fan har hearre ta de organisatoaryske en bestjoerlike dokuminten. De kearnbegripen yn dat ferbân omfetsje Records behear en dokumint behear.

Papierwurk call aktiviteit dy't soarget foar de oprjochting fan offisjele dokuminten, en ek organisearje it wurk mei harren. Yn beurt, ûnder it dokumint om te begripen in aktiviteit dy't as doel hat om organisearje de beweging fan dokuminten yn it selskip fan 'e stuit se waarden makke of ûntfongen foarôfgeand oan dien meitsjen fan it wurk mei harren (stjoere nei de adressearre, oanbieden oan it argyf).

Faak kantoar organisaasje kiest ien of mear meiwurkers dy't tafersjoch op it proses.

Gjin bedriuw kin net bestean ûnôfhinklik fan 'e wet. Dat it regelet record keeping en papierwurk. Fragen yn dizze gebieten beslisse sekretaresses, archivists en meiwurkers fan 'e personiel ôfdieling.

Kantoar wurk basearre op 'e gegevens latch troch it ta stân kommen fan in papier of elektroanysk ynstrumint. Yn dat ferbân is der papierwurk dat is, de beweging fan in dokumint út it momint fan 'e skepping oan syn eksekúsje. Workflow kin ûnderferdield wurde yn ynterne en eksterne.

Ynterne oplage fan dokuminten presintearre troch de folgjende poadia:

1. Untjouwing fan it projekt dokumint.
2. Harmonisearring mei management.
3. It ûndertekenjen fan it dokumint.
4. Registration dokumint: datum en nûmer (nei it útkommen fan it dokumint, dan wurdt beskôge akseptearre foar útfiering).
5. Bambole ynformaasje nei de ûntfanger en kontrôle.
6. Eksekúsje.
7. De publikaasje fan dokuminten eksekúsje.
8. Destruction of argivearring weardepapieren, waans term is ferrûn.

Eksterne omset giet om de neikommende stappen:

1. Ûntfangst fan it dokumint yn it bedriuw.
2. Registraasje krigen dokumintaasje (nedich foar kontrôle fan eksekúsje fan dokuminten).
3. Omgean mei korrespondinsje: kunde, eksekúsje.
4. Registraasje reaksje as dat nedich is.
5. Making it argyf of ferneatiging.

Dokumint behear mei respekt foar de saak:

• de uplink (fan 'e slaaf oan' e holle);
• downlink (fan 'e holle to skobbert);
• horizontal (tusken ûnderdienen).

Elke beweging fan in dokumint moat fêstlein wurde yn in spesjaal register. Dit kin in log boek, dokumint, card, e-Zine, ensfh

wa is ferantwurdlik

Guon meiwurkers Net ferdjipje har yn it papierwurk. Wat it is, is goed bewust fan de sekretaris, want it is syn plicht - te folgjen op de workflow yn 'e organisaasje. Sekretariaat is ferplichte om de wichtichste funksje fan it oanbieden fan dokuminten fan it kantoar. Sjoen de foarm en funksje wurk, kantoar wurk kin ûnderferdield wurde yn:

1. Sintralisearre. Alle sekretariaat yn ien ôfdieling en is ûnderwerp foar ien baas. Dit kin in senior sekretaris of griffier.
2. Desintralisearre. Siktarissen, en ek dy meiwurkers dy't kinne útfiere harren taken, wurkje yn ferskillende ôfdielings fan it bedriuw en binne ûnderhearrich oan ferskate kommandanten.
3. Mongen. Faak fûn yn grutte ûndernimmings. kantoar organisaasje sil ôfhingje fan wat soarte fan sekretariaat ûntfongen.

Yn lytsere organisaasjes, resepsjoniste funksje kin útfierd wurde troch eltse meiwurker oan wa't dizze plicht wurdt tawiisd, of de holle. As dizze funksjes wurde net stavere út yn de wurknimmer syn kontrakt fan de wurkgelegenheid, is it needsaaklik foar de prestaasjes fan harren oanfoljende akkoart te útjaan, dêr't sy sille oanjûn wurde, en moatte spesifisearje it bedrach fan de fergoeding foar útfierende taken Clerk.

ynstruksje

Los fan 'e grutte fan it bedriuw en syn kop foarm moat net fertutearzing it bestean of Records behear hânlieding.

Ynstruksjes - is net allinne in regeljouwing Act, dat makket it mooglik om te stellen Records behear. Wat is it? Dit is in yntern dokumint fan it bedriuw, dat is goedkard troch de opdracht fan de lieding, dat hat gjin ferfaldatum.

Der binne skriftlike stikken de wichtichste fazen fan de beweging, sjoen de list fan amtners dy't hawwe it rjocht om te ûndertekenjen in bepaalde dokumint binne sample folling en registraasje foarmen.

HR útbesteegjen

Tink oan HR útbesteegjen. Wat is it? As jo organisaasje werkt op syn minst ien persoan, dan is it ferplichte infest de relevante dokuminten.

Under HR útbesteegjen beweging begripe spesifike dokuminten besibbe oan it wurk fan de boarger aktiviteit. Út frekwint foarkommende gefallen, de ynfiering fan sa'n dokumint wurdt tawiisd oan de meiwurkers fan it personiel ôfdieling. Sy moatte akseptearje de dokuminten út de wurknimmer, proses, en slaan dy op 'e regele regels ynstruksjes. Dêrneist harren amt befetsje ferwurkjen fan persoansgegevens, ynklusyf gefoelich.

HR útbesteegjen wurdt útfierd apart út 'e algemiene, it neilibjen fan de regels fan geheimhâlding.

optimalisaasje

Yn de tiid fan hege technology en ynformatisearring, der binne in protte bedriuwen, net lyts, dy't fierder te dragen papieren dokuminten. kantoar dokuminten binne noch opnommen yn konvinsjonele tydskriften en brieven wurde mailde.

Dit is, foarst, fanwege it ôfhâldigens fan meiwurkers te retrain, en oard, net elkenien hat de finansjele stipe. Mar elke lieder moat realisearje dat in soad ynvestearrings yn it optimalisearjen yn de takomst koe gâns ferminderje it bedriuw syn kosten.